Chères Amis (e) Modéliste.
Après un mois de maintes recherches et de solutions pour la bonne tenue du salon, nous avons décidé lors de notre dernière réunion technique d’annulé le salon du 21 et 22 septembre 2019.
Beaucoup trop de problème rencontrés pour cette édition les budgets d’hébergement, de communication, de logistique, la perte des partenaires, les demandes de défraiement, le manque de bénévoles et la sécurisation de l’évènement.
Hébergement :
Nous avons plus la possibilité d’avoir l’internat du lycée Bernard Palissy pour des raisons diverses liées au règlement du Lycée et la vente de l’établissement d’hébergement de loisirs d’Ouzouer sur Loire vendu à une association caritative qui ne fait pas de location. Ils nous à fallu revoir le mode d’hébergement qui a augmenté le budget de 17%.
Communication :
Nous rencontrons un problème de logistique sur ce post. Manque de bénévoles (4 jours 4 personnes 2 véhicules ….)Pour la mise en place des 400 panneaux publicitaires et diverses banderoles, distribution de tracts et un budget carburant excessif.
Les coûts de la logistique :
Suite au retour d’expérience du salon 2015 et aux nombreuses inscriptions de 2019 nous avions besoin d’espace pour accueillir les différentes activités qui manquaient lors des présidentes éditions
Entre autre la discipline voitures électriques, piste et tout-terrain. Soit une structure de 1200m²
en extérieur sur le parking avec un coût de 10000€.
Un autre poste qui nous tenait à cœur était le modélisme naval, nous souhaitions mettre en place un bassin plus grand que les autres années. C’est un pôle que nous voulions mettre en avant pour cette édition.
Après de nombreuses recherches et demandes de devis pour un bassin plus grand, nous n’avons rien
trouvé ou hors budget… nous ne sommes pas en mesure de débourser 4300€ de location pour un bassin de 20x10x0.80 pour 2 jours.
Les restrictions des aides et la perte de partenaire :
Un grand nombre de nos partenaires on répondus présent pour cette nouvelle édition, mais avec une réduction des aides associatives dûe au climat social et aux pertes financières de ces derniers mois.
Les demandes de défraiement :
Des demandes qui ont évoluée de plus de 50% par rapport à 2015. Nous comprenons ces demandes,
et nous ne voulons pas faire de préférence pour tel ou tel exposant.
Défraiement via Mappy et hôtel et location de véhicule. Tout est un problème de coût……5500€.
Le bénévolat :
Avec une grosse aide du comité de fêtes de Gien et malgré un gros engouement du tissu associatif pour cette manifestation, nous avons une grande carence en main d’œuvre pour la mise en place et
le repli de la manifestation.
La sécurité :
Suite aux divers événements nationaux, les bénévoles ne peuvent plus assurer à eux seul la sécurité.
Une société de sécurité doit être présente sur un tel évènement.2300€
Conclusion :
Même avec une aide importante de la municipalité avec la gratuité de la salle, la mise en place et prêt de matériel des aides publiques diverses des partenaires et bénévoles, nous n’avons trop peut de curseurs au vert pour continuer à bien ce projet.
Nous voulons garder cet évènement comme une fête du modéliste et une rencontre de passionnés.
Avec un budget prévisionnel tout jute à l’équilibre avec en prévision 6500 entrées, nous ne voulons pas mettre en péril cet évènement et l’association, surtout que nous avons un climat social plus que difficile .
Nous préférons tout simplement revoir notre copie et annulé le salon du modélisme de Gien du 21 et 22 septembre 2019.
Néanmoins nous restons positif pour la saison 2019/2020, faute de salon nous allons mettre en place des journées modélistes à thème.
Cordialement
Arnaud Dureville
